Interview
Cijfers moeten kloppen en in balans zijn. Als administratief medewerker weet Andrea Steenpoorte daar natuurlijk alles van! Sterker nog, sluiten de cijfers niet goed op elkaar aan, dan zoekt ze net zo lang door tot alles weer klopt. Wat een tevreden gevoel geeft dat! Om echt goed te begrijpen wat Andrea bij Neeskens Makelaars doet, lopen we een dagje met haar mee. Reken maar, dat het dan om meer gaat dan cijfers alleen.
Andrea woont in Kruiningen en komt met de auto naar Goes. Het voornemen om met de fiets te gaan is er wel, maar zoals vaker met goede voornemens, is het er nog niet van gekomen. Voordeel hiervan is wel dat ze lekker vroeg op kantoor is en de boel kan opstarten, voordat haar collega’s er zijn. “Meestal ben ik als eerste op kantoor. Ik doe de lichten aan, ruim de vaatwasser uit en pak een kop thee terwijl ik de computer opstart. Ik vind het fijn om zo aan de werkdag te beginnen.”
Tien mailboxen beheren
Andrea vertelt dat ze begint met het controleren van alle mailboxen. Naast haar eigen mailbox, zijn er ongeveer tien andere mailboxen, die ze dagelijks even naloopt. In deze mailboxen komen hoofdzakelijk facturen binnen. “Die facturen controleer ik allemaal. Ik werk hier nu ruim anderhalf jaar dus ik weet van de meeste facturen wel of het al dan niet klopt. Twijfel ik, dan bel ik even met één van mijn collega’s. Zijn de facturen in orde, dan stuur ik ze door naar ons boekhoudprogramma, zodat ik ze direct aan de juiste grootboekrekening kan koppelen. Eén keer per week zet ik de facturen klaar voor betaling. Vanzelfsprekend wordt dit vervolgens gecontroleerd. De betalingen die gedaan mogen worden, worden dan geaccordeerd.”
Financieel beheer huurwoningen
Al met al vergt dit de nodige aandacht van Andrea. Tussendoor ontvangt ze diverse telefoontjes van collega’s, die ze direct zo goed mogelijk beantwoordt. “Verder heb ik af en toe contact met onze accountant, relaties waarmee we samenwerken en de huurders en verhuurders van de woningen die wij in portefeuille hebben”, legt ze uit. Dat laatste sluit goed aan bij de volgende werkzaamheden die ze oppakt. “We nemen voor eigenaren van huurwoningen het financieel beheer over. Dit betekent dat wij de huren voor hen innen. Halverwege de maand verstuur ik daarvoor alle facturen richting de huurders, zodat deze voor de eerste van de volgende maand betaald kunnen zijn. Vanzelfsprekend controleer ik ook alle betalingen en stuur ik herinneringen. Als de huur betaald is, zorg ik natuurlijk ook voor betaling aan de verhuurder.”
Reken maar op afwisseling bij administratief werk
Pauze is echt pauze
Tussendoor alle werkzaamheden door drinkt Andrea graag een kop koffie, maar de echte break volgt pas rond kwart voor één. De verschillende vestigingen van Neeskens wisselen de lunchpauzes af, zodat de telefoon even doorgeschakeld kan worden naar een andere vestiging en pauze ook echt pauze is. “Onze pauzes zijn altijd gezellig”, vertelt Andrea. “Natuurlijk komt het werk aan bod, maar we nemen ook altijd de tijd om privé wetenswaardigheden uit te wisselen.”
Declaraties en facturen verwerken
Na de lunchpauze neemt Andrea een deel van de personeelsadministratie ter hand. Omdat het halverwege de maand is, is dit het moment om de declaraties van de verschillende collega’s te verwerken. “Iedereen die onkosten maakt, kan deze via een handige app declareren. Ik controleer deze declaraties en zet ze door naar de boekhouder, zodat het meegenomen kan worden bij de eerst volgende salarisbetaling. Gelijktijdig geef ik ook door of er mensen in of uit dienst zijn gegaan en eventuele verdere bijzonderheden.”
Excel expert
De tijd vliegt! Voordat Andrea naar huis gaat, controleert ze de facturen die bij opdrachtgevers in rekening moeten worden gebracht, bijvoorbeeld in verband met het plaatsen van advertenties. Ook loopt ze de verschillende interne registratiesystemen na om te zien of alles netjes op elkaar aansluit. “Ik vind het heerlijk om in Excel te werken en wordt regelmatig door de collega’s gevraagd om mee te denken over handige Excellijsten en slimme formules.”
Hardlopen en wandelen
Om vijf uur is het tijd om naar huis te gaan. Maar Andrea gaat pas als ze haar volle mailbox heeft weggewerkt. Zo kan ze de volgende dag ‘met een schone lei’ beginnen. Na het afsluiten, rijdt ze naar huis: de maaltijd staat al klaar! “Vanavond ga ik hardlopen met een vriendin, maar het komt ook voor dat ik ga wandelen met mijn zus of afspreek met familie en vrienden. Het is fijn om na het werk op deze manier even te ontspannen.”